关于加强学院公章使用管理的通知
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时间:2017-10-27 11:53   来源:学院办公室

各分院、部、处、馆、中心:

为进一步加强学院公章使用管理工作,规范审批程序,提高工作效率,现将公章使用有关事项通知如下:

一、各部门公章使用

学院各部门对需要使用公章的各种材料必须严格把关,如出现问题由部门领导负主要责任。有关业务部门如需将公章带出学院使用必须至少提前1天申请,填写学院公章外出使用审批单(见附件1),经审核批准后,由学院办公室指派人员带出,使用公章时须相互监督,并对使用公章的材料复印留存,做好公章外出使用情况的详细记录,公章回学院后由具体业务人员、学院办公室带章人员共同签字。

二、教职工公章使用

学院教职工证明、收入证明等一律由人事处出具,不得使用公章,与工作无关的个人证明材料不得使用公章。教职工使用公章须填写学院公章使用审批单(见附件2),经审批后方可用章。为防止他人冒名顶替,须由本人办理审批手续,如因特殊情况需要代办,须出具委托证明。非学院教职工申请使用公章一律不予受理。

三、学生公章使用

学生证明由各分院出具盖分院章,不得使用学院公章。学生征兵入伍、退伍补助、贫困补助、出国留学、学生证及各种证书等有关材料需要使用学院公章的必须至少提前3天向所在分院或业务主管部门提出申请,符合使用条件的填写学院公章审批单,由所在分院或业务主管部门集中审批后送交学院办公室,由学院办公室审核后向主管院长、院长报送,经审批后方可用章。用章后由分院或主管部门到学院办公室集中领取用章材料再向学生统一发放。如遇特殊情况需要紧急使用公章的,必须持有外单位紧急使用公章的公函或说明,以证明其非个人原因延误所至。

四、其他有关要求

1、公章使用必须严格履行审批、存档手续,须统一使用本通知附件中所发最新的审批单,学院之前所发审批单一律作废,不得使用。

2、各部门应固定人选负责办理公章申请使用业务,以便熟悉业务,提高工作效率,如办理人员有工作变动应及时更换并向学院办公室予以说明,学生及家长直接办理公章使用的,一律不予受理。
 

附件1:哈尔滨远东理工学院公章外出使用审批单
附件2:哈尔滨远东理工学院公章使用审批单

哈尔滨远东理工学院

二〇一七年十月二十六日

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